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PPT设计,你不一定知道的基础设置,肉眼可见地提升工作效率

office版本的选择

目前大家用来制作PPT的软件就是office、wps以及MAC中的Keynote

Keynote不用过多介绍,office与WPS大家往往难以选择

office的版本众多,95、97、2000、XP、2000、2003、2007、2010、2013、2016、2019、2021、365以及预计于2022年下半年发布的office2022。WPS的版本则相对简单,一直是以持续在线更新为主。

在版本的选择上,2010年以前的版本,也就是office2010以前的版本,包括office2010不推荐大家使用,因为在功能上已经存在比较大的差异,在条件许可的情况下,还是要选择最新的版本。

在office众多版本中,主要分为两类,第一种

一次性购买

,也就是我们熟知的版本号,主要以年份作为命名。第二种

订阅

,也就是office365。区别于一次性购买的用户,只能使用到该版本发布时所拥有的主要功能,后续如果打算升级到下一个版本则需要重新购买,office365则属于订阅服务,在订阅期限内可以随时体验到office提供的最新功能。

不同版本当中存在的差异性较大,WPS作为我们国内顶尖的办公软件,在功能的使用上还是比较符合我们国人的使用习惯,但是对比office还是存在比较大的差距,如果你在纠结选择wps还是office,其实可以两个都使用,毕竟开了会员的wps模板还是很香的。

基础设置

自动保存

工作多了,难免遇到电脑死机、断电的情况,文件还没有来得及保存就已经不见了,那是十分痛苦的,office当中也是拥有自动保存的功能,没注意到的小伙伴要注意了

设置步骤

:点击

文件

选项→保存

在这里你就可以自由设置

自动保存的时间

自动保存的路径

字体嵌入

字体嵌入

主要应对在你需要发给领导或者客户看时,避免因为没有字体导致你在设计中使用的特殊字体或效果出现乱码,无法完整的呈现你的设计理念。

设置步骤:

点击

文件→选项→保存

将字体嵌入文件√

即可

默认字体

PPT中

新建文本框

的默认字体是

等线

,如果你想使用别的字体作为默认字体,比如微软雅黑,通过设置默认字体,你就可以在更换字体中节省很多时间。

设置步骤

:点击

设计→变体→字体→选择更换字体√

点击看大图

图片高保真

PPT的默认设置中,图片会被压缩的,那必然不能完美的呈现内容的细节,所以图片高保真的设置可以帮助我们在PPT展示传输的过程中,保证图片的原效果。

设置步骤

:点击

文件→选项→高级

图像大小和质量

不压缩文件中的图像√

撤销次数

Ctrl+Z应该是我们按的最多的组合按键之一,但是有时候按着按着我们会发现按不动了,那增加可以撤销的次数,显然是可以提升我们工作效率的方法。

设置步骤:

点击

文件→选项→高级→编辑选项

最高150次

多格式导出

众多小伙伴在PPT设计完成后,直接保存后或者转换成PDF格式就直接发送了,怎么才能让自己的设计被完整的感受到,就非常需要别的一些形式。

导出步骤:文件→导出(另存为)

除了pptx格式本身,还可以选择视频、GIF、自动播放的PPT纯图片等形式,完全可以适应我们工作中的众多场景,其中视频形式,个人强烈推荐使用。

写在最后:不论选择什么版本的工具,或是一些设置,这些都是为了提升我们的工作效率,最为重要的还是我们所设计的内容,希望这篇文章能给大家的PPT设计工作带来一些帮助。

我是刀把儿PPT设计师赵种树

责任编辑:Rex_08

关键词: office
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